Het bepalen van kritieke prestatie indicatoren is lastig. Want hoe identificeert u de juiste kpi’s die de prestaties het beste weergeven? Hoe komt u erachter welke kpi’s werken voor uw onderneming en welke niet? En hoe kunt u deze kpi’s analyseren in uw kpi dashboard? Sturen op goede kpi’s is essentieel bij het behalen van succes. Wij hebben daarom een stappenplan gemaakt, zodat u de perfecte kpi’s kunt opstellen en weergeven in uw kpi dashboard.
Kritieke prestatie indicatoren of key performance indicators, staan in lijn met de gestelde strategische doelen en helpen u uw doelen nauwkeurig te monitoren. Ze geven verbeteringen weer en vertellen of uw strategische doelen haalbaar zijn of dat u moet bijsturen. Verkeerde kpi’s geven een onjuist beeld en zorgen voor het trekken van onjuiste conclusies. Wanneer het voor u dan wel werkt? Hieronder de 6 stappen naar het perfecte kpi dashboard!
-
Wees selectief
Stel een lijst op met mogelijke kpi’s, maar selecteer alleen de kpi’s die essentieel zijn om uw strategische doelen te kunnen meten. Kies voor maximaal 5 à 6 indicatoren per doel, zodat u het overzicht kunt bewaren en de focus niet verliest. Dit helpt ook om uw dashboard overzichtelijk te houden, want te veel elementen in uw dashboard helpen niet om de juiste conclusies te maken.
Kpi’s weergegeven in een dashboard
2. Maak uw kpi’s SMART
Om uw kpi’s te kunnen controleren en bijsturen, moeten ze meetbaar zijn. Het meetbaar maken van kpi’s kan aan de hand van het SMART-principe. SMART staat voor: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Op deze manier zorgt u voor haalbare kpi’s die gebonden zijn aan tijd en cijfers. Zo maakt u veranderingen eenvoudig inzichtelijk in grafieken en tabellen in uw dashboard.
3. Gebruik trendlijnen
Trendlijnen geven een duidelijk beeld van het verloop van de resultaten tot nu toe. Als de trendlijn zich afgelopen periode constant heeft bewogen, kan de trend een richtlijn zijn voor het opstellen van een kpi. In het kpi dashboard helpt de trendlijn veranderingen op te merken, want waar beweegt de lijn zich naar toe? Daarnaast geeft het meer informatie dan een cijfer op zich. Bijvoorbeeld, als u kijkt naar het ziekteverzuim van de afgelopen tijd binnen uw bedrijf, was dit bijvoorbeeld vrij constante op 3%. In januari loopt dit op naar 4%, iets meer dan normaal. Er gaan nog geen alarmbellen te gaan rinkelen, omdat dit binnen de norm is, tot u de trendlijn ziet. Al enige tijd kent de trendlijn een stijgende lijn, tijd om in te grijpen!
4. Koppel de kpi aan een norm in het kpi dashboard
Bepaal een vaste norm waar elke kpi boven of onder moet blijven. Voorbeeld: voor uw bedrijf stelt u de ziektenorm vast op maximaal 5%. Als de trendlijn 3% is, is dat positief. Zodra het percentage in de buurt van de 5% komt, weet u dat er iets moet veranderen. Als u de norm vastzet in een grafiek in uw dashboard wordt het, dankzij de trendlijn, zichtbaar hoe het ziekteverzuim zich ontwikkelt en of de trend zich richting de norm beweegt. U kunt eerder ingrijpen en zorgen dat uw kpi’s binnen de norm blijven!
5. Controleer of de kpi echt goed is
Een kpi kan perfect lijken, maar in de praktijk toch niet goed werken. Controleer de kpi regelmatig en besluit na ongeveer drie maand of de kpi voldoet. Doet u dit al na een maand, dan is de informatie nog niet voldoende om een juiste beslissing te nemen. Controleer ook of de gebruikte grafische weergave voldoet, of dat een andere grafiek beter past.
6. Plan, do, check, act!
Controleer de gegevens periodiek, bijvoorbeeld elke week. Dit geeft u de kans om bij te sturen of om het beleid te veranderen. Door regelmatig te controleren, vergroot u de kans om tijdig bij te sturen en daarmee het strategisch doel behalen!
Met een kpi dashboard kunt u in een opslag zien hoe uw bedrijf ervoor staat. Wilt u hier meer over weten? Of hebt u hulp nodig bij het maken van een kpi dashboard? Neem dan contact met ons op!